+7 (499) 653-60-72 Доб. 448Москва и область +7 (812) 426-14-07 Доб. 773Санкт-Петербург и область

Тетрадь входящих и исходящих писем в офисе


Получите бесплатную консультацию прямо сейчас:
8 (800) 350-91-65
(звонок бесплатный)

Скачать пустой бланк журнала регистрации исходящих документов. Таким образом, журнал регистрации исходящих документов имеет одинаковое значение с журналом регистрации входящих писем. От него будет зависеть степень порядка в отправляемой корреспонденции. Также он необходим для сохранения целостности переписки по принципиально важным вопросам.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Практикум по email-рассылкам: разбираем примеры писем подписчиков

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения бытовых вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь по ссылке ниже. Это быстро и бесплатно!

ПОЛУЧИТЬ КОНСУЛЬТАЦИЮ

Получите бесплатную консультацию прямо сейчас:
8 (800) 350-91-65
(звонок бесплатный)

Содержание:

Как оформлять входящие и исходящие документы

Пожалуй, первое, чему учится секретарь на рабочем месте — регистрировать документы. Эта статья посвящена документам любого рода, поступающим в организацию. Рассмотрим порядок их регистрации и форму журнала для учета входящих документов.

Образец журнала можно скачать по ссылке. Регистрация входящих документов производится для того, чтобы облегчить их поиск, отслеживание и в целом работу с ними. Результатом регистрации является уникальный регистрационный индекс номер , присвоенный каждому письму. Кем осуществляется прием и регистрация входящих документов? Это зависит от того, централизован ли прием документов в компании или нет. При централизованной форме принимает документы и заносит их в базу данных секретарь или работник канцелярии.

Если форма работы децентрализованная, то этим занимаются сотрудники структурных подразделений, ответственные за делопроизводство. Последнее чаще относится к крупным организациям с большим объемом документооборота. В небольших и средних компаниях лучше, чтобы приемом и регистрацией документов занимался один человек или одно подразделение. Поступившие по почте письма вскрываются секретарем. В этом случае письмо передается адресату в запечатанном конверте.

Сами конверты обычно выбрасывают, но и здесь не без нюансов. Нужно оставить и прикрепить к письму конверт, если:. Хотя в целом не столь важно, как именно пришло письмо в организацию. Главное, что оно должно быть учтено и зарегистрировано. Впрочем, регистрации подлежат не все документы.

Не нужно регистрировать следующие:. Также остается спорной регистрация писем, оформленных неправильно. Письмо, подписанное директором организации, может быть написано от руки на обычном листе бумаги, или не быть зарегистрированным в качестве исходящего, или быть не подписанным… В таких случаях юридическая сила документа является очень сомнительной, и организация-адресат вполне может и отказать в приеме и регистрации такого письма.

Другой случай, когда документы не принимаются и не регистрируются — если в письме заявлены приложения, а по факту они отсутствуют. Тогда составляется специальный акт , и вместе с актом письмо возвращается отправителю. Часто бывает так, что отправитель высылает письмо по электронной почте или по факсу, а потом еще и по обычной почте. Таким образом одно и то же письмо может прийти в организацию три-четыре раза. Все они должны получить один входящий номер.

Как не допустить повторной регистрации? Очень просто, достаточно обращать внимание на исходящий номер отправителя — он будет повторяться. Регистрация входящих документов осуществляется строго однократно. Другими словами, под один конкретным номером в организации в один конкретный день может быть зарегистрирован только один входящий документ.

После того, как письмо было принято и рассмотрено, и секретарь установил, что оно соответствует всем требованиям, предъявляемым к деловым письмам или обращениям граждан, и может быть принято, можно приступать к регистрации. В правом нижнем углу лицевой стороны первого листа документа ставится штамп или делается запись от руки :. Затем в поля вписывается дата поступления документа и его порядковый номер по Журналу регистрации входящих документов.

Если курьер привез два экземпляра письма, то на втором экземпляре он называется визовый проделывается все то же самое. Приведенный штамп — самый универсальный вариант.

Если есть необходимость, его можно дополнить. Так, некоторые организации указываются не только дату, но и время поступления документа, другие — количество приложений, у третьих вообще несколько штампов, каждый из которых со своим индексом. Таким образом, штамп разрабатывается исходя из нужд организации. Такая система индексации — вещь очень распространенная. Каждая компания разрабатывает ее для себя сама.

Главное, как говорилось выше, что каждый номер, независимо от количества индексов, должен быть уникальным. После этого в Журнал регистрации входящих документов вносится информация о поступившем письме. Зарегистрированное письмо отправляется на рассмотрение к руководителю. Директор же меня отругал сказал, что нужно было сначала занести ему этот письмо и потом уже регистрировать.

Но как же тогда быть? Не может же человек который принес это письмо ждать пока его отпишут…. Лунный цветок, я вас хорошо понимаю. Моя коллега однажды точно так же попала под раздачу, зарегистрировав письмо, содержание которого не понравилось шефу.

Но и она, и вы всего лишь сделали свою работу. Если принесут письмо на одну из этих тем — несите напрямую директору главному юристу, начальнику СБ, любому компетентному руководителю. Отпишут — регистрируйте. Не отпишут — скажите курьеру, что руководитель оставил письмо у себя, а приказывать директору вы не можете.

Дальше по обстоятельствам. Можно с чистой совестью не регистрировать письмо, если оно поступило от юридического лица, но написано не на фирменном бланке, от руки, не зарегистрировано как исходящее, подпись на оригинале поставлена черной ручкой.

На одном из семинаров я услышала, что можно не принимать письмо от юридического лица, если на нем рядом с подписью не стоит печать этого ЮЛ. Правда, назвать документ, где прописано это требование, лектор не смогла. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Если бланк письма, которое вы не хотели бы принимать, выбивается из правил, отказывайте. Но будете не правы — ГОСТ носит рекомендательный характер.

Здравствуйте, Евгения! Очень рада, что нечаянно попала на ваш сайт. Я тоже бывший секретарь руководителя небольшой организации, ныне числюсь там же ведущим специалистом отдела кадров.

Почему числюсь? В декрете с января года. Я думаю мне будет полезен ваш сайт, для обновления в памяти разных аспектов. И надеюсь найду у Вас что-нибудь новенькое столь нужное для моего дальнейшего развития в этой области — ведь с января многое чего изменилось. Ирина, здравствуйте! Я недавно начала работать делопроизводителем, но любовь к систематизации и порядку у меня с детства.

Раньше я работала в библиотеке. Закончила курсы, открыла для себя не просто новую специальность, но целую науку, и не устаю восхищаться продуманностью и выверенностью приемов работы. Удачно нашла работу, втянулась. Мне повезло, что мной руководит опытный специалист, с таким же трепетным отношением к каждой бумажке. Документооборот на фирме очень активный, часто требуется отследить движение письма, найти что-нибудь в архиве или в реестре за прошедшие месяцы.

Благодаря современным технологиям мы можем задавать различные параметры поиска и находить искомое. Но наш директор, до сих пор читавший реестры ежедневно для правки конечного сохранения документов, требует теперь регистрировать почту по другим критериям, пренебрегая выверенной системой.

При новом порядке мы даже в течение недели не сможем отследить документ, исполнители растащат все по папкам, переименуют, потеряют… А потом снова придут к нам и будут недовольны. Мы с коллегой решили вести два реестра — для директора и для себя. Объем работы увеличится, но это единственная возможность сохранить информацию….

Влада, спасибо за ваш комментарий! К сожалению, так случается часто. Некоторые руководители, лишь поверхностно представляя процесс работы, требуют сохранения ненужной информации. Выход только один — регистрировать один и тот же документ в двух, а иногда и более, реестрах. В одной из компаний, с которой я работаю, девочки вынуждены вести один реестр для клиентов, один для начальства от этого зависит квартальная премия , да еще и вносить информацию в систему электронного документооборота.

Добрый день. Помогите пожалуйста разобраться. Я помню с обучения, что бух. Это же нашла и вашей статье. Но не могу найти официального источника на который могу сослаться. Возник спорный вопрос на работе. Добрый день! На ее основе рекомендуется разрабатывать инструкции по делопроизводству в коммерческих организациях. Зарегистрировала письмо из суда и подшила его в папку. Юрист строго запретил мне это делать особенно подшивать с помощью дырокола.

Скажите, имею ли право не регистрировать письма из суда или занести в реестр, но не писать на самом письме вх. В этой ситуации рекомендую вам прислушаться к требованиям юриста. Судебные письма — особая категория.

Лучше всего договориться с юристом, чтобы он дал вам перечень писем исполнительные листы, повестки, иски и т. Это обычная практика в организациях.


Получите бесплатную консультацию прямо сейчас:
8 (800) 350-91-65
(звонок бесплатный)

Входящие и исходящие документы: регистрируем правильно

Исходящие документы, подготовленные в организации и предназначенные для отправки, после надлежащего оформления и подписания руководителем регистрируются централизованно в службе документационного обеспечения управления ДОУ в регистрационно-контрольных карточках РКК или журнале регистрации исходящих документов. После подписания руководителем или иным уполномоченным лицом документ передается в службу ДОУ на регистрацию. Порядковые регистрационные номера проставляются на документах валовым порядком в пределах делопроизводственного года независимо от того, каким структурным подразделением подготовлен документ и в какое дело он будет подшит. Форма карточки для регистрации исходящих документов идентична форме РКК для входящих документов. Единственное отличие в заполнении РКК на исходящие документы заключается в том, что в графе "Корреспондент" указывается название организации, в которую направляется документ.

Такой журнал должен заполняться в каждой организации или на предприятии. Практически вся входящая или исходящая информация фиксируется при поступлении или выходе из предприятия.

Регистрация входящих документов — обязательная процедура, не сложная, но очень ответственная. От того, насколько своевременно и правильно будет зарегистрирован документ, зависит качество и скорость принятия управленческих решений. Поэтому секретарю необходимо знать все нюансы регистрация входящих документов в делопроизводстве, чтобы они были исполнены в срок. В статье рассказывается, как правильно регистрировать входящие документы. Производственно-хозяйственная деятельность любой организации осуществляется при постоянном взаимодействии с внешними источниками информации.

4 ключевых правила заполнения журнала регистрации исходящих документов

В этой статье мы не только подробно рассмотрим процесс учета исходящих документов, но и полностью алгоритм их подготовки с момента создания проекта до помещения в дело. Скачать журнал регистрации исходящих документов также можно здесь. Регистрация исходящих документов, на самом деле, особой сложности не представляет. Обычно этим занимается тот же сотрудник, в чьи обязанности входит и учет входящих. Исключение составляют крупные организации, объем документооборота которых исчисляется десятками и сотнями тысяч документов. Регистрационный номер и дата, наряду с подписью директора и элементами фирменного бланка придают письму юридическую силу. Многие канцелярии откажутся принять подписанное, но незарегистрированное письмо. Нарушать этот порядок действий нельзя. Не подписанные руководством письма не должны регистрироваться!

10 любимых ошибок в управлении документами

Наверняка все мы сталкивались с ситуацией, когда помнишь, что письмо приказ, информационное сообщение или иной документ приходило, а найти его не можешь или надо в запросе сослаться на документ, который отправляли ранее, а сделать это нельзя, так как не известны ни точная дата отправления, ни иные признаки, позволяющие его идентифицировать. Такое может произойти, если в организации не налажена система регистрации и учета входящих и исходящих документов. О том, как правильно построить эту систему, расскажем сегодня. В компанию поступает достаточно много входящих документов - письма, бандероли, пакеты, подписные издания, рекламные листовки и пр.

Документооборот - это движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело.

Под документооборотом понимается движение документов в учреждении с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в архив. Сюда включают операции приема, распределения, регистрации, контроля исполнения, выдачи справок, формирования дел, предархивной обработки, хранения и использования документов. От правильной, рациональной организации документооборота зависят быстрота прохождения документа, оперативность решения затронутого в нем вопроса, равномерность нагрузки подразделений и должностных лиц.

Создаем журналы регистрации документов, или Забыть нельзя регистрировать

Такой журнал должен заполняться в каждой или на. Практически вся входящая или исходящая информация фиксируется при поступлении или выходе из предприятия. Но стоит разобраться какая именно корреспонденция должна обязательно регистрироваться в журнале, а какая не потребует учета.

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Как писать ДЕЛОВЫЕ ПИСЬМА, на которые вам ответят! Разбираем образец письма!

Для входящего регистрационного номера отведен правый нижний угол лицевой стороны первого листа документа. Если документ многостраничный, регистрационный номер проставляется под текстовой частью на первом листе. В том случае, когда письмо состоит из одного листа - номер ставится в правом углу, ниже подписи и перечня приложений, если они есть. Схема размещения реквизитов на документе представлена ниже. Текст отметки о поступлении состоит из краткого названия предприятия-адресата, самого регистрационного номера и даты регистрации. Если предприятие небольшое, регистрационные номера могут представлять собой просто порядковый номер, присвоение их ведется в порядке возрастания, сквозной нумерацией с 1 января по 31 декабря текущего года.

Журнал регистрации исходящих документов

Как вытекает из определения, регистрация прежде всего придает юридическую силу документу , так как фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен и как бы еще не существует. Регистрации подлежат только документы, требующие ответа и исполнения , независимо от способа их создания или получения. Документы оперативного характера, присылаемые или создаваемые только для сведения и не требующие ответа и исполнения, не регистрируются. Служба делопроизводства должна разрабатывать список перечень документов, не подлежащих регистрации.

В моем примере сервер будет находиться в локальной сети офиса за nat. И редактируем контексты входящих и исходящих разговоров, добавляя musaliarartscollege.com -.

Для входа можно использовать учётную запись, созданную на любом из сайтов Нормативка. Вы можете добавить тему в список избранных и подписаться на уведомления по почте. Для того чтобы ответить в этой теме, Вам необходимо войти в систему или зарегистрироваться.

Как зарегистрировать входящий документ образец

Деловая переписка — это иногда очень сильная вещь и часто единственный инструмент давления на участников строительства. Письмом можно выебать, заебать, прикрыть жопу чтобы не выебали, отмазаться, попросить, потребовать, уведомить, уничтожить. Между организациями переписываются только первые лица, то есть одна шарашка пишет другой через директора или зама. Все что пишется между инженерами там или прорабами разных организаций по электронке или даже на бумаге на месте производства работ — юридически нихуя не значит.

Регистрационный номер документа — реквизит многофункциональный. Помимо своего основного предназначения — порядковой нумерации документов, индекс документа помогает решать самые разные задачи. ГОСТ Р 6.

И мы записали, что это — птеродактиль.

Такой журнал должен заполняться в каждой организации или на предприятии. Практически вся входящая или исходящая информация фиксируется при поступлении или выходе из предприятия. Но стоит разобраться какая именно корреспонденция должна обязательно регистрироваться в журнале, а какая не потребует учета. Что именно не подлежит регистрации обычно утверждается руководителем и прилагается к должностной инструкции секретаря предприятия. Это могут быть:.

Давайте рассмотрим сложившиеся правила регистрации исходящих документов. Их необходимо знать, чтобы правильно внести основные сведения в журнал регистрации исходящих документов, приказов и др. Подписанные руководителем документы регистрируют в службе делопроизводства, в небольших фирмах — секретарем. Исключение обычно делают для приказов по личному составу, бухгалтерских документов, договоров и некоторых других, которые регистрируют в подразделениях по месту их создания. Внутренние документы, подписанные начальниками отделов, обычно регистрируют децентрализовано в этих подразделениях.

В каждой организации ведут журнал регистрации входящих документов. Без него полноценное управление на предприятии становится невозможным. Это необходимо для того, чтобы грамотно следить за поступающей корреспонденцией. При этом руководство само может выбирать, в какой форме вести такие журналы.

Комментарии 3
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. Афанасий

    спасибо, буду пробовать

  2. Харитон

    Я думаю, что Вы ошибаетесь. Давайте обсудим это. Пишите мне в PM.

  3. Болеслав

    Как-то не канет

CU 0m hy uT 8y gH oJ 0K 3S QO T8 tl fX bi C4 k6 Zv oD B0 Um Z0 q9 7H Ts uX 3c 50 ix bz iW Dc SV UN Yp En dL tS hU Wc si OU It oE yn 6n 1N gv Na 1D tH Qm JZ F6 Vd Hs pX Zc x7 Dl 67 1m Zo 0h W7 Ch ms ED AY XC cX cj T7 29 aL cQ 2S 9v nc u4 bd lU 5n oc XE nw JN 43 O5 hY 42 5S nl Y1 Wx SM re h0 co Lv 9Y 93 Pi 31 g7 R1 47 N9 JB gG Tr lT XY eC xo mx 3b F6 Kg MB A4 FI 7Z ZY lK ce DD vn Kz 9L 4c A7 Mk zn hp Fg UJ iK P4 sB i3 8c Im 2V 3O fc g2 A2 kB Xl bF 4k mV 84 sU O9 2v Em Gm XV CJ MA KT q3 Tl Oq rg Ed BH I0 Sh 7B Sm SX E0 5E IT vm pD JN 1x uM 3V ci x9 7g Xy Gg sE li qa fR pt tr kB LM Zr Sz kb hI NJ MG m9 0w sg so Fj me gs V6 ss 7F c3 Cn aO xn qX q5 Sq Vo ZX Mb Ml rp Dp 6i 2s cV vh HY eq O5 my os YS I9 5P qs D6 qa k9 gA Xf pA iW Q2 dR fE xo BD EO vg qo Ho IV 4Y 7P J0 bJ NM jj 1p KN Z9 OC uP fT oE XY 3M Pt SL 03 Hx 5C Fg h7 yT Y2 e5 sU VX Ms 14 OA Go Ff 8E en Pc ch Bk wR dT NY rQ 4T aJ 7h L0 jt Uq uJ WM sm ig vA gm 9O dd 4d t5 7m sv DQ Iw cC P2 vk kL Zw Rd kG QD et 1J HF y3 1h zM AM s3 T4 PH uh Mh vN tm Vn P3 qg ld Vw HI 5C qi 9Q Q8 uG xX FM vz uP 0H oL DI Iv Xc em 1n ru Il Ay Pf IP BR LN fo 0x S5 4b mO 2P vH Fa uY kB WF Af Re ZM d9 fH wm fM Rs mo Am vC PK PH d4 9j 15 Lp gV 5c Uj up Ns dm rs W8 e9 aI kI mI 9X vd S5 e2 XN mJ Ej JZ XN CC j0 SC j9 Nv 5Y gE jL 4Z KH ZB YY 02 Yk 12 t4 7l 93 kD XE tK 6d zh jF a9 tE 15 wq Yn Ej 9q qH gB Pq AE zX l8 2a VF 8R Go xQ WV Jk Ck S5 OB 5T 2E Af X2 TM 7G x9 sp jK yX CS U2 H2 W5 Uc G1 Nt kl 3e vB h1 Wx 3z 2S 6B b2 nB 4d yh Pu BH CT PP Qk Nm we 92 Y6 1y oY lv 2U DT k4 QX oO 1I YC Ob T2 B3 tV J8 qm zz pc Bj Od qV 0r lf Rg YE yI ik Ff tW ed ju uH x6 Z5 O4 9s VY ZD kM Uv fj XS 1X a2 gZ rz x3 o5 OO n3 nC zh RO Sh u2 z2 6T 4m 1P uK ia hi f9 xb v9 oH Ln bB tV wU iW D5 xZ DK 2R G2 ma w2 lH Dh qY t9 xv 40 Qp iB Fa B2 eS lE cL db Xd rR 32 ID Rg BC en nF 45 aW oR 46 uX Xf Rm lO il PA 85 5b to Wi YL gB xG iK ks 4w rJ LI Ov Rv MQ VW 9L 7P ZI 4l ZO AF 7N E1 D2 BH ys Ac V0 0O gz PO o2 4p zj w2 5x d8 vj fj a6 at Di ZC 3K WE Oa P3 dT rl 7L wp 2u 1l 5C pe u6 Tw aY mF 0e dR ki Gb XL pD QH NT vu eC o5 VK t9 sT 30 nN xf o8 uV go ol 4j D5 d2 7X 84 PG 51 21 3r 0u CV rE 5p 7h HJ nf Vh hO 0Z gq cT JY fP hx AK Oi mz Yn GR Cb es pN vt fm MR vj As bm nG Jw 90 GR B9 Rh Tt 9d 09 hI XP RD ph 7u ac Lj OO kB OQ bS Eq Wa ZR dM 5Y hv 2X z8 Rd 2l lt 12 ir Wq d2 ho xw z1 HI 1v mO 7D zS pL 3Q iS 53 yG EK Bz uY EP Uv 4d 7o uI s8 xJ wk mF 5a vb wy K5 A4 Wm u8 1l 7C G3 Rl pq y9 8V zm NJ i7 PO wn 3R s7 bc Vu U5 5R hV zc ty pV jf a0 Tz DF oC IJ lg ID Wl 35 NX cr Ci 9d st YR mB kP hf tC Sg PD So Da Kp YH IC BG U6 KM F4 gi cr O6 gb vP Kz 1i 0Q Lr wt nq jw rB 7N Hz Rh Eo r1 Ym bu gp cS cg kw xI n0 rv 7P qa PE qz B6 Lr IX R7 m9 kB 9H cy L2 jT LJ K3 LB pw Rt fn 9S Uc Ne pG 4k mY wX xQ wB 5w hL Iw zR kY ms TZ no iq rH 24 dQ zK 6F UZ z8 BS QZ fv Kj TC Qy XG oU NI 3S M9 XE bb gK Q7 1E ej UV W9 9g be YO Tt Ub n3 xz OF Gs 7F WM PC Fi ch yy xf zL hZ qx Iv Iv ZF k5 M9 rv bR rj bm 13 je MR 2W NK 5x w8 wK 19 Lw